 |
EEN DEONTHOLOGISCHE CODE VOOR ARCHIVARISSEN
De 'Code of Ethics' van de ICA
De hierna volgende tekst is de Nederlandstalige versie van de Code of
Ethics voor archivarissen, zoals die in september 1996 aanvaard is door
de Internationale Archiefraad en gepubliceerd werd in International
Council on Archives - Conseil International des Archives. Bulletin, 1997
(afl. 1), pp. 23-25.
De Nederlandse vertaling is het resultaat van samenwerking tussen de
VVBAD-sectie Archief en de KVAN (Koninklijke Vereniging van Archivarissen
in Nederland) en wordt tegelijk in Nederland en Vlaanderen verspreid.
INLEIDING
- Een beroepscode voor archivarissen beoogt gedragsregels vast te stellen
voor een goede uitoefening van het beroep van archivaris. De code dient
om deze regels bij nieuwe leden van de beroepsgroep te introduceren,
ervaren archivarissen te herinneren aan hun professionele verantwoordelijkheid
en bij het publiek vertrouwen te wekken in het archiefvak.
- Met de term archivaris worden in deze code al diegenen aangeduid die
verantwoordelijkheid dragen voor het toezicht op en het behouden, bewerken
en beheren van archieven.
- Instellingen die archivarissen in dienst hebben en archiefdiensten
dienen aangemoedigd te worden om beleidslijnen te formuleren en werkwijzen
te volgen die het toepassen van deze code vergemakkelijken.
- De bedoeling van deze code is een kader te bieden als richtsnoer voor
de leden van de beroepsgroep en niet om specifieke oplossingen te geven
voor afzonderlijke problemen.
- De grondbeginselen worden gevolgd door een commentaar; beginselen
en commentaar vormen tezamen de beroepscode.
- De werking van de code is afhankelijk van de bereidheid van archiefdiensten
en beroepsverenigingen om deze toe te passen. Dat kan door middel van
opleidingen en het vaststellen van procedures om in gevallen van twijfel
richting te geven, om gedrag dat ingaat tegen de beroepsethiek te onderzoeken
en om, zo nodig, sancties toe te passen.
DE CODE
- Archivarissen dienen de integriteit van het archiefmateriaal te beschermen
en zo te garanderen dat het betrouwbaar bewijsmateriaal van het verleden
blijft.
De voornaamste taak van archivarissen bestaat uit het bewaren
van de integriteit van de aan hun toevertrouwde archivalia. Bij het
vervullen van deze taak dient te worden gelet op de legitieme, maar
soms tegenstrijdige rechten en belangen van werkgevers, eigenaars,
personen die in de stukken worden genoemd en voormalige, huidige en
toekomstige gebruikers. De objectiviteit en de onpartijdigheid van
archivarissen zijn een maatstaf voor hun vakbekwaamheid.
Zij dienen elke druk - van wie of waar dan ook - te weerstaan om bewijsmateriaal
te manipuleren met de bedoeling feiten te verbergen of te verdraaien.
- Archivarissen dienen het archiefmateriaal op hun waarde te schatten,
te selecteren en te bewaren in zijn historische, wettelijke en administratieve
context en, onder handhaving van het structuurbeginsel, de oorspronkelijke
samenhang tussen de documenten te bewaren en zichtbaar te maken.
Archivarissen dienen te handelen volgens de algemeen aanvaarde
archivistische principes en praktijk. Archivarissen dienen hun plichten
en taken te vervullen overeenkomstig de principes van de archivistiek
met betrekking tot de archiefvorming, de behandeling en de bestemming
van dynamisch en semi-statisch archief - met inbegrip van elektronische
en multimedia archieven - de selectie en de acquisitie tot permanente
bewaring, de beveiliging, de bewaring en conservering en het ordenen,
beschrijven, bekend en toegankelijk maken van het hun toevertrouwd
archief. Archivarissen dienen de archiefbescheiden op een onpartijdige
wijze te selecteren voor bewaring of vernietiging op basis van een
grondige kennis van de eisen en van het acquisitiebeleid van de instelling
waaraan zij verbonden zijn. Archivarissen moeten de voor bewaring
geselecteerde archiefbescheiden zo spoedig als mogelijk is gelet op
de beschikbare middelen, ordenen en beschrijven overeenkomstig archivistische
principes (met name het structuur- en bestemmingsbeginsel) en aanvaarde
normen. Archivarissen dienen archivalia te verwerven in overeenstemming
met de doelstellingen en middelen van hun instelling. Zij zullen geen
archief verwerven of aanvaarden wanneer dit de integriteit of het
behoud van de documenten in gevaar zou brengen. Archivarissen dienen
ertoe bij te dragen dat deze archiefbescheiden in de meest geëigende
archiefbewaarplaats worden bewaard. Archivarissen dienen mee te werken
aan de teruggave van afgedwaalde archieven.
- Archivarissen dienen de authenticiteit van documenten te beschermen
gedurende de bewerking, bewaring en gebruik ervan.
Archivarissen dienen er voor te zorgen dat de archivistische
waarde van archieven - met inbegrip van elektronische en multimedia
archieven - bij selectie, ordening, beschrijving, bewaring en gebruik
niet wordt geschaad. Steekproefsgewijze selectie zal altijd dienen
te gebeuren aan de hand van zorgvuldig vastgestelde werkmethoden en
criteria. Het vervangen van originele archiefbescheiden door andere
gegevensdragers dient te gebeuren met inachtname van hun wettelijke,
intrinsieke en informatieve waarde. De gebruiker dient ingelicht te
worden wanneer niet-openbare archiefbescheiden tijdelijk uit een dossier
zijn verwijderd.
- Archivarissen dienen de blijvende toegankelijkheid en begrijpelijkheid
van archiefmateriaal te waarborgen.
Selectie ter bewaring of ter vernietiging door archivarissen
dient op de eerste plaats om een essentiële getuigenis te bewaren
van de activiteiten van de persoon of instelling die het archief heeft
gevormd of de documenten verzameld. Bij de selectie dient ook rekening
te worden gehouden met veranderende onderzoeksbehoeften. Archivarissen
dienen zich ervan bewust te zijn dat het verwerven van documenten
van twijfelachtige herkomst, hoe interessant zij ook mogen zijn, illegale
handel in de hand kan werken. Archivarissen dienen samen te werken
met andere archivarissen en met opsporingsdiensten voor de aanhouding
en vervolging van personen die verdacht worden van diefstal van archiefbescheiden.
- Archivarissen dienen het omgaan met het archiefmateriaal te documenteren
en in staat te zijn daarover rekenschap af te leggen.
Archivarissen dienen goede procedures gedurende de gehele
levensloop van archieven te bepleiten en samen met de archiefvormers
zich toe te leggen op nieuwe media en praktijken voor informatiebeheer.
Archivarissen dienen zich niet alleen te bekommeren om het verwerven
van bestaande archieven, maar er ook voor te zorgen dat huidige informatiebeheer-
en archiefsystemen vanaf het begin procedures bevatten om documenten
van waarde te bewaren. In onderhandelingen met voor overdracht verantwoordelijke
personen of met archiefeigenaren, dienen archivarissen te streven
naar eerlijke beslissingen met inachtneming van - indien van toepassing
-: de bevoegdheid om archief over te dragen, te schenken of te verkopen,
financiële regelingen, de planning van de bewerking, het auteursrecht
en de voorwaarden voor openbaarheid. Zij dienen voortdurend aantekening
te houden van alle aanwinsten, conserverings- en archiveringswerkzaamheden.
- Archivarissen dienen een zo breed mogelijk gebruik van archieven te
bevorderen en onpartijdig aan alle gebruikers dienst te verlenen.
Archivarissen dienen op alle archiefbestanden die hun zijn
toevertrouwd de nodige algemene en specifieke toegangen te maken.
Zij dienen een ieder onpartijdig advies te verstrekken en de beschikbare
middelen aan te wenden om een evenwichtig pakket dienstverlening te
verschaffen. Archivarissen zullen alle redelijke vragen over de door
hen bewaarde archiefbestanden hoffelijk en bereidwillig beantwoorden.
Zij zullen het optimale gebruik ervan aanmoedigen, rekening houdend
met het beleid van de instelling, de goede bewaring van het archief,
wettelijke bepalingen, de rechten van het individu en de afspraken
met de schenkers. Beperkende bepalingen betreffende het raadplegen
van de bestanden dienen aan eventuele geïnteresseerden te worden
verklaard en rechtvaardig te worden toegepast. Archivarissen dienen
onredelijke beperkingen van de openbaarheid en van het gebruik van
archief te ontmoedigen. Zij mogen echter duidelijk omschreven beperkingen
van bepaalde duur voorstellen of aanvaarden als een voorwaarde voor
het verwerven van archief. Archivarissen dienen alle afspraken die
bij de acquisitie werden gemaakt getrouw en onpartijdig na te komen
en toe te passen. Bij veranderde omstandigheden dienen zij evenwel,
in het belang van grotere openbaarheid, opnieuw over de voorwaarden
voor raadpleging te onderhandelen.
- Archivarissen dienen zowel de openbaarheid als de persoonlijke levenssfeer
te respecteren en te handelen binnen de grenzen van de relevante wetgeving.
Archivarissen dienen er voor te zorgen dat vertrouwelijke
gegevens over personen en instellingen, evenals die aangaande de nationale
veiligheid, worden beschermd zonder dat informatie wordt vernietigd.
Speciale aandacht dient hierbij geschonken aan elektronisch archief,
waar actualisering en wissen een gebruikelijke praktijk zijn. Archivarissen
dienen de persoonlijke levenssfeer van archiefvormers of van personen
die in archiefbescheiden worden genoemd te respecteren. Dit geldt
in het bijzonder ten aanzien van diegenen die geen zeggenschap hebben
gehad in het gebruik of de bestemming van het materiaal.
- Archivarissen dienen het speciale vertrouwen dat hen gegeven is aan
te wenden in het algemeen belang en te vermijden dat zij hun positie
gebruiken om zichzelf of anderen onbillijk te bevoordelen.
Archivarissen dienen zich te onthouden van iedere activiteit
die hun professionele integriteit, objectiviteit en onpartijdigheid
zou kunnen schaden. Archivarissen mogen noch financieel, noch anderszins
persoonlijk voordeel behalen ten koste van instellingen, gebruikers
of collega's. Archivarissen mogen zelf geen originele documenten verzamelen,
noch voor zichzelf deel hebben aan handel in archiefbescheiden. Zij
zullen activiteiten vermijden die bij het publiek een vermoeden van
belangenverstrengeling zou kunnen wekken. Archivarissen mogen de archieven
die in hun instelling worden bewaard voor eigen onderzoek en publicaties
gebruiken, op voorwaarde dat dit gebeurt onder dezelfde voorwaarden
als voor andere gebruikers. Archivarissen mogen informatie die zij
hebben verkregen door de omgang met niet-openbare archiefbestanden
niet bekendmaken noch gebruiken. Eigen onderzoek en publicaties mogen
geen nadelige invloed hebben op de behoorlijke vervulling van de professionele
of administratieve taken waarvoor zij zijn aangesteld. Bij gebruik
van archiefbescheiden uit de eigen instelling mogen archivarissen
onuitgegeven onderzoeksresultaten van andere onderzoekers niet gebruiken
zonder vooraf de betreffende onderzoeker over hun bedoelingen te hebben
ingelicht. Archivarissen mogen werk van vakgenoten, met inbegrip van
studies gebaseerd op in hun instelling bewaarde bescheiden, recenseren
en becommentariëren. Archivarissen kunnen niet toestaan dat personen
vreemd aan hun beroep zich mengen in hun werk en beroepsverplichtingen.
- Archivarissen dienen professionele deskundigheid na te streven door
systematisch en voortdurend hun archivistische kennis bij te werken
en anderen deelgenoot te maken van de resultaten van hun onderzoek en
ervaring.
Archivarissen moeten er zich op toeleggen hun beroepskennis
en deskundigheid te ontwikkelen en bij te dragen aan het geheel van
deskundigheid van de beroepsgroep. Zij zullen er voor zorgen dat diegenen
die zij bij hun opleiding of activiteiten begeleiden zodanig zijn
toegerust dat ze hun taak op een vakbekwame wijze kunnen uitvoeren.
- Archivarissen dienen het behoud en gebruik van het documentair erfgoed
van de wereld te bevorderen door samenwerking met vakgenoten en met
vertegenwoordigers van andere beroepsgroepen.
Archivarissen dienen vergroting van de samenwerking na te
streven en conflicten met collega's te vermijden en moeilijkheden
op te lossen met inachtneming van archivistische normen en van de
beroepscode voor archivarissen. Archivarissen dienen op basis van
wederzijds respect en begrip samen te werken met beoefenaars van aanverwante
beroepen.
|
