 |
1. Doelstellingen van KAPA
De Kring van Archivarissen in de Provincie Antwerpen heeft tot doel
om
- de taken en werking van archieven een grotere bekendheid te geven,
- een sluitend net te vormen van lokale en regionale archiefdiensten
in de provincie Antwerpen,
- de bezoekers en gebruikers een betere dienstverlening te bieden,
- contacten en ervaringen met vakgenoten te ondersteunen,
- samenwerkingsvormen in archiefbeheer te stimuleren.
KAPA is een feitelijke vereniging die professionele archivarissen en
archiefmedewerkers samenbrengt.
KAPA vraagt daartoe steun en erkenning bij het Provinciebestuur van
Antwerpen.
2. Aanmelding en aansluiting bij KAPA
De toetreding tot KAPA is gratis.
Instellingen, diensten, bedrijven of verenigingen die binnen de provincie
Antwerpen belast zijn met of verantwoordelijk voor de zorg en het beheer
van aan hen toevertrouwde archieven kunnen zich aanmelden bij KAPA,
mits het onderschrijven van de ethische code van de Internationale Archiefraad.
Punt 2 van deze code dient methodisch aangetoond te worden aan het bestuur,
zoniet kan lidmaatschap niet toegekend worden.
Deze archieven
- hebben een bepaalde graad van toegankelijkheid,
- hebben een adres en een verantwoordelijke ambtenaar of medewerker,
zijn bereikbaar via telefoon, fax of e-mail, en
- hebben een duidelijk vastgestelde regeling voor de raadpleging en
inzage van de archieven.
Vervolgens maken alle medewerkers die aan een dergelijke dienst verbonden
zijn of met een archiefopdracht belast zijn, deel uit van de Kring.
3. Activiteiten en werking
KAPA adviseert het provinciebestuur en andere besturen of overheden
in aangelegenheden die te maken hebben met het beheer en de ontsluiting
van archieven.
KAPA richt een aantal vaste activiteiten in of neemt de zorg op zich
van:
- een jaarlijks ledenoverleg
- het overleg van diensthoofden van archiefinstellingen
- de administratieve ondersteuning van de jaarlijkse Brabantse archivarissendag
- informatie over de werking van KAPA en de aangesloten archieven
KAPA kan op haar beurt toetreden tot andere samenwerkingsverbanden
of overlegorganen.
3.1. Ledenoverleg op 28 januari
Alle medewerkers en personeelsleden kunnen hieraan deelnemen. Het
jaarlijks ledenoverleg vindt plaats op 28 januari. Wanneer 28 januari
op een zon- of feestdag valt, gaat het overleg door op de laatste
werkdag voor 28 januari. De locatie kan verschillend zijn.
3.2. Diensthoofdenoverleg
Tussen de diensthoofden van instellingen of diensten die het beheren
en ter beschikking stellen van archieven als uitsluitende taak hebben,
bestaat een regelmatig overleg.
3.3. Brabantse archivarissendag
Het secretariaat van KAPA zorgt in samenwerking met het bestuur en
secretariaat van de Kring van Archivarissen in Noord-Brabant, voor
de administratieve ondersteuning van de jaarlijkse bijeenkomsten van
de Nederlandse en Belgische Brabantse archivarissen.
Dit houdt in het
- bijhouden van de adressenbestanden
- drukken en verspreiden van het programma
- verzenden van de uitnodigingen
De inhoud van het dag zelf wordt telkens door een Belgisch en een
Nederlands archief opgesteld in overleg met het bestuur van KAPA zodat
het vak, archivalische thema's en de eigenheid van de archiefwerking
voldoende aan bod kunnen komen.
De locatie is afwisselend gesitueerd in Nederland en in België.
3.4. Informatie over KAPA
KAPA neemt de zorg op zich om informatie over de aangesloten archieven
te centraliseren, te verspreiden en ter beschikking te stellen van
geïnteresseerden.
Tot deze activiteiten behoren in ieder geval:
- het verzorgen van een folder over de aangesloten archieven
- het aanmaken en onderhouden van een website met adressen, verslagen
en aankondigingen van vergaderingen
4. Bestuur en secretariaat
Het bestuur van KAPA zorgt voor
- de contacten met het provinciebestuur en andere besturen of overheden,
- adviezen inzake archieven,
- de goede administratieve werking van KAPA
- het beheer van de eventuele financiële middelen waarover KAPA
beschikt.
Het bestuur bestaat uit max. 7 leden
- twee archivarissen als vertegenwoordigers van de hogere overheden
(rijk en provincie)
- drie archivarissen als vertegenwoordigers van de lokale en interlokale
besturen
- twee archivarissen namens de privaatrechterlijke en de bij decreet
erkende archieven
De bestuursleden worden gekozen in het dienstenhoofdenoverleg. Zij
worden voorgesteld tijdens het jaarlijks ledenoverleg.
Een mandaat in het bestuur duurt 4 jaar en kan worden vernieuwd.
Het eerste jaar werkt een voorlopig bestuur, bestaande uit
- Herman Coppens namens het Rijksarchief
- Marc Vanhauter namens de provincie
- Harry de Kok (Turnhout), Inge Schoups (Antwerpen) en Paul Vos (Mol)
namens de lokale en interlokale besturen
- Martine Vermandere (AMSAB) en F.J. Verdoodt (ADVN) volgens de tweejaarlijkse
beurtrol van de Raad van Archieven
- Liesbeth Verwimp (SCK-CEN, Mol), namens de bedrijfsarchieven
Taken en bevoegdheden van het bestuur
- adviseren over aanvragen tot aansluiting bij KAPA
- adviseren over aansluiting van KAPA bij andere samenwerkingsverbanden,
commissies en (advies)raden (vb. Raad voor Cultuur van de provincie
Antwerpen)
- adviezen aan de besturen en overheden binnen de provincie Antwerpen
voor aangelegenheden die met archieven te maken hebben
De adviezen van KAPA
- worden in eerste instantie behandeld door het bestuur, dat hiervoor
beroep kan doen op andere leden.
- worden door het bestuur voor commentaar en aanvaarding toegezonden
aan de leden van het dienstenhoofdenoverleg, die hiervoor een vooraf
bepaalde tijd krijgen.
- worden na eventuele aanmerkingen van de leden overgemaakt aan de
betreffende instantie.
Het secretariaat van KAPA is gevestigd in het provinciearchief Antwerpen.
Het secretariaat is verantwoordelijk voor
- algemene administratie,
- een volledig en bijgehouden adressenbestand,
- het bijhouden van de gegevens voor de website,
- de boekhoudkundige administratie,
- de ondersteuning van de Brabantse Archivarissendag.
|
